上海文書檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

確保掃描圖像清晰度、完整性和準(zhǔn)確性的方法

1、選擇合適的掃描設(shè)備：根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，選擇合適的掃描設(shè)備，如平板掃描儀適合高分辨率的證件掃描，饋紙式掃描儀適合大量文件的快速掃描。

2、設(shè)置合適的掃描參數(shù)：在開始掃描之前，設(shè)置合適的掃描參數(shù)，如分辨率、文件格式和顏色模式。一般情況下，300 DPI（每英寸點(diǎn)數(shù)）是一個(gè)合適的選擇，對于需要高質(zhì)量的證件，建議選擇600 DPI。文件格式可以選擇PDF、JPEG或TIFF，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行選擇。

3、整理檔案：確保要掃描的檔案沒有折痕、污漬或其他損壞，以免影響掃描質(zhì)量。對于破損的檔案，應(yīng)先進(jìn)行修復(fù)。

4、正確放置和掃描：確保證件放置在掃描儀的正確位置，避免傾斜或偏移。逐頁掃描多頁檔案，確保每一頁都能清晰可見。

5、檢查掃描效果：每掃描完一頁，及時(shí)檢查掃描效果，確保沒有模糊或遺漏。如有需要，可以進(jìn)行重新掃描或后期處理。 數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。上海文書檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

    檔案數(shù)字化服務(wù)有一系列嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范。依據(jù)GJ標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》來操作，掃描環(huán)節(jié)遵循“很大程度還原檔案本來面貌”的準(zhǔn)則，絕不能給檔案原件帶來絲毫損傷，要讓掃描生成的圖像如同原件一般干凈、明晰。在管理層面，得嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，把責(zé)任界定清晰，將安全保密管理與質(zhì)量管理的相關(guān)機(jī)制實(shí)實(shí)在在落地，護(hù)衛(wèi)檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。而且，各個(gè)工作步驟都要契合質(zhì)量規(guī)定，為此構(gòu)建完整、正規(guī)的工作記錄很有必要。具體事務(wù)包含數(shù)字化前處理、目錄著錄、檔案掃描、圖像處理、文件存儲與備份、文件目錄與全文的掛鉤、質(zhì)量自查、檔案裝訂等。重點(diǎn)要保證掃描圖像品質(zhì)可靠、掛鉤精細(xì)無誤，從檔案到檔案信息都萬無一失，以此守護(hù)珍貴的檔案資源。江西業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

    新影捷這家企業(yè)，總部位于上海市松江區(qū)，在檔案領(lǐng)域資歷頗深，是國內(nèi)較早投身且專注于以檔案數(shù)字化、檔案信息化建設(shè)為**，開展全流程檔案服務(wù)的****，到如今已經(jīng)走過了15年有余。公司規(guī)模不小，員工數(shù)量超200人，其中專門負(fù)責(zé)研發(fā)的人員就有30多人。多年來，它累計(jì)為2000多家企事業(yè)、單位、國有企業(yè)以及高等院校等提供過服務(wù)。以總部上海為據(jù)點(diǎn)，新影捷的業(yè)務(wù)版圖不斷拓展，先后在北京、武漢、南昌、杭州、安徽等地設(shè)立了分公司或者子公司，客戶群體龐大，服務(wù)范圍***，基本覆蓋了GJ的大部分區(qū)域。不僅如此，公司在黃浦區(qū)和松江區(qū)還分別打造了面積累計(jì)超過6000平米的幾大基地，有用于檔案整理以及檔案數(shù)字化加工的場所，還有專門的檔案存儲庫房，另外還設(shè)有檔案人員培訓(xùn)基地，為檔案業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展提供了有力支撐。

在檔案數(shù)字化加工過程是完成紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化的過程，提升檔案查詢效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，主要步驟有檔案整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等檔案工作人員拿到檔案后，首先要對檔案進(jìn)行分類整理，包括對檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號，核對檔案頁碼，粘貼頁撕開，頁號編寫有誤的重新編號，對可拆訂的做拆訂處理，以便掃描時(shí)的批次處理。

檔案數(shù)字化后，電子檔案的移交、電子檔案接收、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集、整理和封裝；接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫； 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立等。

    過去想要提高經(jīng)濟(jì)效益，常常采用粗放型的做法，單純地靠增加辦公人員數(shù)量、多支出辦公費(fèi)用來應(yīng)對難題，這么一來，管理成本一個(gè)勁兒地往提升。檔案數(shù)字化以及用數(shù)字化手段管理檔案之后，情況就大不一樣了。原本以紙質(zhì)作為載體的檔案信息，變成了機(jī)讀檔案。一方面，保管費(fèi)用降下來了，存放檔案所需的占地空間也變小了；另一方面，查閱檔案變得格外便捷，不用再像以前那樣反復(fù)印制資料，由此避免了紙張和人力的浪費(fèi)。在增強(qiáng)檔案原件保護(hù)上，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化電子檔案后，檔案在使用時(shí)安全性更高了。特別是對于那些歷史久遠(yuǎn)的檔案材料而言，經(jīng)過檔案數(shù)字化處理，無疑是給它們加上了一道更好的保護(hù)屏障，能更長久地留存下去。 對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進(jìn)行有效的控制，確保數(shù)字化成果質(zhì)量。江西業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行標(biāo)記的情況進(jìn)行標(biāo)記。上海文書檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范

    實(shí)現(xiàn)檔案管理走向數(shù)字化，重點(diǎn)在于檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化。要把紙質(zhì)檔案，像是各式各樣的文字資料、圖表、聲像內(nèi)容等，借助掃描、錄入等手段存進(jìn)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫。完成這一過程，一方面得有相應(yīng)的硬件設(shè)施，另一方面要有適配的管理軟件。硬件方面包含電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)之類；軟件呢，就是專門為檔案管理研發(fā)設(shè)計(jì)的檔案管理系統(tǒng)。上海新影捷信息技術(shù)有限公司在2005年成立，多年來始終專注于以檔案數(shù)字化建設(shè)為**的全流程檔案服務(wù)工作。在行業(yè)內(nèi)，它屬于少數(shù)幾家擁有“雙軟資質(zhì)”、“信息安全服務(wù)資質(zhì)”等一系列檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與服務(wù)資質(zhì)的****，在檔案數(shù)字化領(lǐng)域頗具實(shí)力。 上海文書檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作規(guī)范