廣東智慧數字檔案

越來越多的高校檔案館、事業單位檔案館作為對外辦理教職工、學生等群體檔案業務的窗口，每年都會為大量的畢業生、教職工、用人單位等個人或機構提供數字檔案業務辦理服務。在當今信息化高速發展的時代，傳統人工業務辦理模式弊端頻現。一方面對于業務申請人來說往往辦理某個業務需要不斷的往返檔案館，線下溝通成本太大；另一方面對于檔案館業務辦理者而言，日常業務量大，產生的業務記錄繁多，傳統手工電話、登記模式辦理效率太低，此外業務數據、數字檔案也不易管理和統計。因此建立一個能夠通過遠程線上業務申請、審批、辦理的一站式檔案遠程服務利用平臺對檔案館來說尤為重要。管理工作的實施，應達到確保檔案安全、提高其檔案數字化成果質量、提高工作效率的目標。廣東智慧數字檔案

樣板檔案室具有專業的檔案管理咨詢服務。方案面向客戶提供專業的檔案管理咨詢服務，配備檔案**為實體檔案整理、分類、數字化處理、數字檔案歸檔利用等相關業務建章立制，提供標準的符合檔案局相關要求的檔案管理服務，立志打造具備全國推廣意義的檔案管理規范。標準的現代檔案配套基礎設施，方案提供檔案現代化標準庫房建設、檔案配套軟件主機房建設、信息網絡搭建以及其他配套設施建設，實現實體檔案的科學保存與管理，實現數字檔案信息化的網絡、硬件支撐。重慶高校數字檔案館國家綜合檔案館自身服務職能的不斷拓展與深化，為數字檔案資源的建設提供了基本的內在動力源泉。

檔案遠程服務利用系統覆蓋高校及企事業單位各種業務辦理需求。系統采用業務自定義配置模式，可根據不同單位的實際業務需求，數字檔案等情況靈活配置業務類型，如：成績翻譯業務、檔案轉遞業務、學歷學位證明業務等，既能滿足當前的業務需要同時也能支撐后續的業務擴展增加等因素，避免了由于業務類型增加而導致系統需要二次開發帶來的不便。多種業務辦理方式，滿足不同業務實際要求。系統針對各類業務提供在線辦理、寄送辦理以及預約到館辦理三種業務辦理方式，可直接在線反饋業務辦理結果，也可向用戶提供寄送辦理所需的運單號收件等信息，還可以通過線上預約到館現場辦理。完全符合當前各檔案館實際辦理模式。

云展管理系統通過互聯網模式進行展示宣傳。通過web網頁、手機移動端以及線下顯示大屏設備等方式進行對外展示和通過云展示系統的使用數字檔案，成功實現了由傳統紙質傳遞模式往互聯網模式的轉變，順應了互聯網的發展趨勢，同時通過PC端、移動端以及顯示屏終端等方式的傳遞和宣傳數字檔案，極大的增加了傳播效率，擴大了影響力。云展管理系統支持多種形式展示宣傳。系統具備良好的兼容性，對基本信息、圖文、音視頻、3D電子書以及專題資料等文件形式支持發布瀏覽，基本信息、圖文、音視頻、3D電子書可在線預覽查看，視頻、音頻可在線播放，方便了編研成果的多方面展示。實現以信息化的檔案管理現代化，是檔案事業升級的一個重要目標。

檔案遠程服務利用系統具有詳細的業務日志，實現工作可稽可查。系統為每個業務申請單提供完整的業務日志，從用戶提交申請開始到業務辦理結束，詳細記錄數字檔案各時間節點該申請單辦理的過程信息。實現對業務申請人、審批人等業務流程的追溯。統計和分析，為整體工作的統籌提供數據支撐。系統從人員工作量、業務申請量、材料消耗量等多個方面提供數據統計和分析，為檔案館領導對每個時間段工作人員的工作量大小、各類業務辦理的次數以及業務辦理所消耗的物料提供準確的數據報表。為管理者對整體工作總結和規劃提供數據支撐。應借助相關軟件對數據庫中的目錄數據與其對應的紙質檔案數字圖像進行掛接，實現目錄數據與數字圖像的關聯。廣東智慧數字檔案

“全部掃描”主要體現在“確定掃描頁”部分，主要是確保檔案信息完整，同時避免對紙質檔案進行二次掃描。廣東智慧數字檔案

云展管理系統的“專題”模塊用于展示單位的專題信息。由圖片，電子書、音視頻等單一材料經過后臺編研形成專題發布至前臺，專題材料在瀏覽時系統默認資料時間從前到后瀏覽，以時間軸的方式顯示在展示端形象生動，有利于閱讀者理解專題信息追溯整個專題歷史。云展管理系統的“搜索”模塊主要方便閱讀者通過手機端或者終端設備快速檢索需要查看的數字檔案等信息，檢索范圍包含管理庫全庫資料信息。搜索結果出來后會自動按照類型分類方便檢索查看。廣東智慧數字檔案

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