上海會計檔案數字化加工流程

為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數字檔案資源利用，應結合檔案數字化、數字檔案室應用系統開發或運行需要，為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件，包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等軟件。應選用主流數據庫管理系統，如關系型數據庫，其性能應能支持本單位今后較長一個時期數字檔案資源管理的需要。安全保障體系應結合實際，參照信息系統安全等級保護有關要求，從多層面為數字檔案室應用系統建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統必須按照國家有關涉密信息系統分級保護的規定執行。可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查。上海會計檔案數字化加工流程

檔案數字化加工的著錄是將整理后的檔案，按照檔案標準《檔案著錄規則》結合用戶檔案著錄的具體要求，將案卷目錄和卷內目錄的原始數據、主題標引、分類標引錄入到軟件數據庫里。按照原件實體檔案條目，對錯誤檔案目錄數據修改和補充的數據，須填寫更改資料并放入案卷內，卷內目錄不全的需補充完整。檔案掃描是紙質檔案實現數字轉化的關鍵步驟。原件的掃描與存儲格式應完全按照國家檔案管理的統一標準要求掃描，對實際掃描卷數、每卷的頁數要做好登記。上海會計檔案數字化加工流程數字圖像確需存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像命名。

數字檔案室，是指單位在履行職能過程中，運用現代信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，檔案數字化，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。與傳統檔案室相比較，數字檔案室具有獨有的特點和功能：檔案資源“數字”化。數字檔案室以統一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。

數字檔案室的專業類電子文件歸檔基本要求在履行本單位主要職能過程中產生的檔案數字化專業類電子文件都應收集、歸檔，包括但不限于檔案局頒布的首批、第二批專業檔案基本目錄所列內容。各種專業類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執行。以數據庫形式存在的專業類電子文件，如人口、環境、農業等各種普查數據，可以 XML 等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數據庫數據文件歸檔，同時歸檔一套完整的數據庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執行。檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數字化外包業務的監督、指導，完成質量監控等方面的工作。

什么是檔案數字化？檔案數字化就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，以實現檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。 檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態。建設數字化的檔案管理應注重對檔案管理系統的選擇，一款好的檔案管理系統，往往對檔案管理工作者完成各項檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經濟效益，而且還可以大幅提高辦公效率。應通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理。上海會計檔案數字化加工流程

為強化數字化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。上海會計檔案數字化加工流程

開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統，實現檔案數字化、檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度，明確要求和權限，確保數字檔案資源的規范管理，保證數字檔案室運行順暢。加大人才建設力度，通過培訓或引進人才，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。上海會計檔案數字化加工流程

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